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人材育成を最優先した組織の作り方
当社では、原則として顧客担当制とし、同じ担当者が手続き業務、給与計算、相談業務などをトータルに対応する組織としています。社労士事務所の組織形態としては、手続きチーム・給与計算チーム・顧問チームなど、機能別に分ける方が当然効率が良いのですが、それでは仕事の面白みやプロとしての成長が阻害されることから、このような組織形態を採用しています。
当社の規模であれば、給与計算チーム、手続きチーム、顧問チームといったように機能別の組織とすることが一般的です。確かにその方が人材育成も効率的ですし、その担当分野についてのノウハウは貯まりやすいでしょう。しかし、当社では社員の働きがいやキャリアアップ、そして現実的なフォロー可能人数を考え、同様の機能を持つ10名程度のチームを3つ編成しています。そのトップがマネージャーであり、10名の社労士事務所の所長のような位置づけとしています。マネージャーはサブマネージャーと連携し、チームの運営とメンバーのフォロー、育成をしていきます。メンバーについても、ベテラン、中堅、若手をそれぞれ配置し、一つ上のキャリアの先輩が後輩をフォローする仕組みを作っています。
機能別組織の場合、手続きチームであれば手続き業務ばかりを行い、他の業務を経験することはできませんが、当社の場合、社員は様々な業務を経験することができ、担当顧客のあらゆる悩みや課題を、先輩のフォローを受けながら解決していくことになります。
オフィスの環境
当社オフィスは名古屋駅のJPタワー名古屋の34階にあります。眼下には名古屋城と名古屋の街並みが見え、空気が澄んだ日には御岳山などの山々もきれいに見えます。あらゆる公共交通機関が集まる名古屋駅ですので、通勤にも便利な場所にあります。名古屋駅からは地下1階と2階で直結していますので、雨の日でも傘を差すことなく出勤することができます。
地下1階から3階までは商業施設であるKITTE名古屋が入っており、様々なレストランやカフェがありますが、13階にはテナント専用のカフェテリアとカフェ(PRONTO)があり、リーズナブルな価格で、かつ効率的に食事やお茶をすることができまし、その隣には豪華なソファなどが置かれたラウンジがありますので、お昼休みなどはここで本を読んだりすると最高です。
また社内には、33階には20室近い応接室、そして100名を収容できるセミナールームがあるため、お客様のご来社も多くあります。
利用システム
当社では、業務システムとして、主として以下の画像のものを使用しています。
給与計算は、もっとも信頼性が高いOBCの給与奉行を使用。手続き業務については現在はオフィスステーションをメインに、トラブル発生時のバックアップとして社労夢を使用しています。日常的なお客様との相談、連絡、ファイル共有には、MyKomonの電子会議室・共有フォルダを使用し、ペーパーレス化を進めています。Office製品としては、Microsoft365を採用し、リモートの際にはTeamsを活用しており、現在はAIであるMicrosoft COPILOTの活用テストを進めています。
こうした各種システムやPCの管理、セキュリティ対策は、グループ全体で行っており、情報管理室という部門が統括しています。今後は社労士業務についてもDXを進め、更なる効果的な業務遂行を目指します。
情報セキュリティ対策
社労士事務所では、顧客企業の従業員のみなさんの個人情報・マイナンバーをはじめとしたセンシティブな情報を多く扱います。そのため、情報セキュリティは顧客への安心を担保する最低限の品質であり、様々な対策を取っています。
プライバシーマークは2014年から取得しており、当社の個人情報管理の基本となっています。また全国社会保険労務士会連合会の認証であるSRPUも取得しています。現実的な情報セキュリティ対策としては、情報管理室において統括し、SKYSEAでの監視を行うと共に、ウイルス感染リスク等の高いUEBメモリやWI-FIについては利用を原則禁止しています。
このような積極的な情報セキュリティ対策を取ることで、お客様に安心してご契約いただける体制を構築しています。
定期購読専門誌・保有書籍
お客様に正確なアドバイスを行うためには、ネットで調べたような情報でなく、根拠のある情報を確認することが不可欠です。よって実務を行う上で必要な基本書はすべて書棚に揃えています。また人事労務管理に関する最新情報を理解した上でお客様に必要な情報を提供するため、多くの専門誌等を購読しており、実務に活かすことができます。
LCGコンテンツ
株式会社名南経営コンサルティングが運営する日本人事労務コンサルタントグループ(LCG)のコンテンツを無制限に利用することができます。就業規則・書式集、各種リーフレット、コンサルティングツールなど社労士業務に必要なコンテンツが豊富に利用できますが、おススメは「マニュアル・通達ライブラリ」。一般には公開されていない通達や労働基準監督署などのマニュアルを情報公開法で開示請求の上、入手し、共有しています。
情報収集の点では、人事労務管理WEBカレッジという動画講座も見放題。向井蘭弁護士や岡崎教行弁護士、そして早稲田大学の鈴木俊晴教授などによる月刊講座や、随時開催している各種セミナー等の動画講座を受講することができます。